วิชา การวิเคราะห์และออกแบบระบบ

บริษัท ออโต้คาร์

ข้อมูลบริษัท

บริษัทออโต้คาร์ จัดตั้งขึ้นเมือวันที่ 10 มกราคม 2555 เป็นบริษัทขนาดกลาง เปิดมาเพื่อทำการขายและผลิตสินค้ายานยนต์ เพื่อผลิตสินค้าที่ดีมีคุณภาพมานำเสนอให้กับลูกค้าได้เลือกใช้

วิสัยทัศน์
เพื่อสร้างคุณค่าใหม่ๆ ความเร้าใจ และความชื่นชมยินดีให้แก่ลูกค้าด้วยยานยนต์ และการบริการที่ดีที่สุด

พันธะกิจ
บทบาท และความรับผิดชอบ – สื่อสารกับลูกค้าของเราอย่างกระตือรือร้น เปี่ยมด้วยความรวดเร็ว และความภาคภูมิใจเพื่อส่งมอบยานยนต์อัจฉริยะที่ทรงสมรรถนะและบริการที่เหนือความคาดหมายของลูกค้า

คุณค่า
มุ่งที่จะมอบให้กับลูกค้า – คือความเที่ยงตรงแม่นยำ ความเอาใจใส่ ความสร้างสรรค์ และการทำงานที่รวดเร็วมีประสิทธิภาพ เราให้ความสำคัญกับพนักงานที่มีความใส่ใจในการทำงาน และสามารถทำงานเป็นทีมได้ มสนับสนุนอย่างเต็มที่ในเรื่องของสิ่งแวดล้อม ความปลอดภัย และความสงบสุขของสังคม ด้วยคุณค่าต่างๆ ที่เราใส่ใจ เราจึงให้ความสำคัญอย่างมากและใส่ใจต่อผู้คนที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับเรา

ภารกิจหลักของบริษัท
1. บริการที่ดีมีคุณภาพให้กับลูกค้า
2. จัดจำหน่ายสินค้าด้วยราคาที่ยุติธรรม

วัตถุประสงค์ของบริษัท
1. เพื่อเพิ่มจำนวนลูกค้าให้มากขึ้นและสร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้า
2. เพื่อเพิ่มภาพลักษณ์ที่ดีให้กับบริษัท
3. เพื่อการผลิตสินค้าให้ได้มาตรฐาน
4. เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับพนักงาน
5. เพื่อลดต้นทุนในการผลิต

หน้าที่และปัญหาแต่ละแผนก

แผนกบัญชี
มีหน้าที่ รับผิดชอบดำเนินการด้านรับ - จ่ายเงินทุกประเภท เก็บรักษาเงิน ดำเนินการด้านภาษีต่างๆ การปิดบัญชี ตรวจและจัดทำใบสำคัญ ใบสำคัญเงินโอน และใบแจ้งโอนบัญชี จัดทำรายงานเงินสดคงเหลือประจำวัน งบกระแสเงินสด ประมาณการรายได้และค่าใช้จ่าย งบการเงินและรายละเอียดประกอบงบการเงิน
ปัญหาในแผนกบัญชี
1.เอกสารมีจำนวนมากทำให้จัดเก็บไม่เป็นระเบียบและเสี่ยงต่อการสูญหายได้ง่าย

2. การค้นเอกสารระหว่างการทำงานหรือค้นหาย้อนหลังทำได้ยาก เนื่องจากเอกสารมากทำให้เสียเวลา

3. ควบคุมรายรับ – รายจ่ายของบริษัทได้ยาก

4. การตรวจสอบทำได้ยาก เนื่องจากเอกาสารมีมาก

5. เสี่ยงต่อการปลอมแปลงเอกสารง่าย

6. หากมีการทำรายการผิดพลาดจะก่อให้เกิดความเสียหาย

แผนกบุคคล

มีหน้าที่ สรรหาและจัดจ้างบุคลากร พัฒนาประเมินผลและปรับปรุงคุณภาพของบุคลากรให้มีประสิทธิภาพ ตรวจเช็คเวลาเข้า-ออกของพนักงาน กำหนดค่าตอบแทนในการทำงานโดยตรงและจัดสรรผลประโยชน์โดยอ้อมให้กับบุคลากรอย่างได้มาตรฐาน จัดสวัสดิการและเงินตอบแทน

ปัญหาในแผนกบุคคล

1.ไม่สามารถรู้เวลาเข้า – ออกของพนักงานที่แท้จริง

2. การสืบค้นประวัติและแก้ไขประวัติของพนักงานทำได้ยาก

3. ฝ่ายบุคคลจะไม่ทราบว่าพนักงานในบริษัททำงานอยู่จริงหรือไม่

4. จัดสรรเงินเดือนได้ยากเนื่องจากพนักงานแต่ละคนมีเงินเดือนไม่เท่ากัน

แผนกการขาย

มีหน้าที่ ในการบริการจำหน่ายสินค้าให้กับลูกค้า โดยแผนกขายจะมีการเก็บข้อมูลของลูกค้าที่มาสั่งซื้อและข้อมูลการสั่งซื้ออธิบายรายละเอียดของสินค้าที่ลูกค้าสนใจ

ปัญหาในแผนกการขาย

1.เอกสารมีจำนวนมากทั้งเอกสารสินค้า เอกสารลูกค้า ทำให้มีปัญหาในการจัดเก็บ

2.การค้นหาเอกสารทำได้ยาก เสียเวลา

3. ตรวจสอบยอดขายสินค้าหรือเช็คย้อนหลังทำได้ยาก

4. ข้อมูลอาจเกิดความซับซ้อนเนื่องจากลูกค้ามีหลายคนทำให้ไม่ทราบว่าจัดทำรายละเอียดลูกค้าไปแล้วหรือไม่

แผนกประชาสัมพันธ์

มีหน้าที่ ศึกษางานหรือสินค้าขององค์กร นโยบาย วัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ต้องการ ทำการประชาสัมพันธ์ เพื่อให้ได้ข้อมูลมาใช้ในการวางแผนและดำเนินงานประชาสัมพันธ์ ประชาสัมพันธ์สร้างความเชื่อถือให้แก่บริษัทและตัวสินค้า จัดทำการประเมินความพึงพอใจของลูกค้า

ปัญหาในแผนกประชาสัมพันธ์

1.หากประชาสัมพันธ์ไม่ทราบข้อมูลของบริษัทและตัวสินค้าอาจทำให้การประชาสัมพันธ์ทำได้ไม่ดีนัก

2. การประเมินความพึงพอใจของลูกค้าต้องทำด้วยตัวเอง

3. การประชาสัมพันธ์อาจทำได้ไม่ทั่วถึง

แผนกคลังสินค้า

มีหน้าที่ วางแผนตรวจสอบระบบการรับสินค้าทั้งหมดทั้งจำนวนสินค้า คุณภาพสินค้าการจัดเก็บรับสินค้าสำเร็จรูปและระบบการจัดเก็บสินค้าทั่วไปภายในสโตร์จัดสรรพื้นที่ในการเก็บวัตถุดิบหรือสินค้าอนุมัติเอกสารการเบิกจ่ายสินค้าเข้าออกจากคลังควบคุมดูแลการเคลื่อนย้ายสินค้าโดยการตรวจสอบเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการซื้อขายกำหนดกฎระเบียบเกี่ยวกับความปลอดภัยในการบริหารคลังสินค้า

ปัญหาในแผนกคลังสินค้า

1. ตรวจสอบสินค้าในคลังได้ยากว่ามีสินค้าคงเหลือเท่าไรต้องสั่งซื้อเพิ่มอีกเท่าไร

2. เช็คยอดการเบิกจ่ายสินค้าในคลังได้ยาก

3. หากบิลสินค้าไม่ถูกต้อง อาจก่อให้เกิดความเสียหายได้

4. ในการสั่งซื้อสินค้าอาจได้รับสินค้าได้ไม่ตรงตามต้องการ

5. เสี่ยงต่อการสูญหายได้ง่าย

แผนกซ่อมบำรุง

มีหน้าที่ กำหนดนโยบายและวางแผนการบริหารงานซ่อมบำรุงทั้งหมดในบริษัท / โรงงาน ทั้งในด้านเครื่องกลและไฟฟ้าควบคุมดูแลงานซ่อมบำรุงเชิงป้องกันในการตรวจสอบสภาพของเครื่องจักรให้สามารถใช้งานได้บำรุงให้สามารถสนับสนุนการผลิตได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ปัญหาในแผนกซ่อมบำรุง

1. จัดลำดับก่อน – หลังการซ่อมบำรุงทำได้ยาก

2. เอกสารมีมาก เนื่องจากก่อนจะทำการซ่อมบำรุงแต่ละครั้งต้องทำใบเบิกจ่ายอุปกรณ์จากคลังสินค้าเสียก่อน

3. หากวินิจฉัยปัญหาไม่ตรงจุด อาจทำให้เกิดความเสียหายได้

4. หากบุคคลไม่มีความรู้ความสามารถในการซ่อมบำรุงจะทำให้เกิดความเสียหายมากยิ่งขึ้น

ปัญหาระหว่างแผนก

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกบุคคล

- บัญชีและการเงินจะไม่สามารถจ่ายเงินเดือนให้พนักงานไม่ได้ หากแผนกบุคคลไม่แจ้งให้ทราบ

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกการขาย

- บัญชีและการเงินไม่สามารถสรุปรายได้ – รายจ่ายของบริษัทได้ หากการขายไม่แจ้งยอดขายให้ทราบ

- ถ้าการขายแจ้งยอดมาไม่ถูกต้องทางบัญชีและการเงินจะผิดพลาดไปด้วย

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกคลังสินค้า

- บัญชีและการเงินไม่สามารถทำเรื่องเบิกจ่ายให้ได้ หากคลังสินค้าไม่แจ้งยอดของบประมาณในการสั่งซื้อสินค้า

- ถ้าคลังสินค้าแจ้งยอดมาไม่ถูกต้อง ทางบัญชีและการเงินจะผิดพลาดไปด้วย

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกประชาสัมพันธ์

- บัญชีและการเงินไม่สามารถทำเรื่องเบิกจ่ายให้ได้ หากประชาสัมพันธ์ไม่แจ้งยอดของบประมาณในการประชาสัมพันธ์

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกการขาย

- บัญชีและการเงินจะทำยอดบัญชีผิดหากการขายส่งยอดขายมาผิด

- ทางบัญชีและการเงินจะไม่สามารถสรุปยอดเงินได้ หากการขายไม่แจ้งยอดมาให้

ปัญหาระหว่างแผนกบุคคลกับแผนกบัญชี

- บุคคลจะได้รับเงินไม่ถูกต้อง หากบัญชีและการเงินจ่ายเงินมาให้ไม่ครบถ้วน

ปัญหาระหว่างแผนกบุคคลกับแผนกคลังสินค้า

- บุคคลไม่สามารถตรวจสอบบุคคลที่มาปฏิบัติงานได้ว่าเป็นพนักงานจริงหรือไม่

ปัญหาระหว่างแผนกการขายกับแผนกประชาสัมพันธ์

- การขายอาจจะมียอดขายต่ำ หากไม่ได้รับประชาสัมพันธ์ที่เหมาะสมและทั่วถึง

ปัญหาระหว่างแผนกการขายกับแผนกคลังสินค้า

- การขายจะไม่สามารถขายสินค้าได้ หากสินค้าในคลังหมดและไม่แจ้งให้การขายทราบ

- หากแผนกคลังสินค้าไม่ทราบยอดสินค้า แผนกขายก็จะไม่ทราบว่าจำนวนสินค้าว่าเพียงพอกับการขายหรือไม่
- หากแผนกขายขายสินค้าไปโดยไม่แจ้งแผนกคลังสินค้าๆก็จะไม่ทราบจำนวนสินค้าที่เหลืออยู่ ทำให้เสียเวลาในการตรวจนับใหม่ปัญหาระหว่างแผนกการขายกับแผนกบุคคล

-การขายไม่สามารถทำได้ หากไม่มีพนักงานขาย

ปัญหาระหว่างแผนกคลังสินค้ากับแผนกบัญชี

- คลังสินค้าไม่สามารถสั่งซื้อสินค้าได้ หากไม่ได้รับเงินจากบัญชีและการเงิน

ปัญหาระหว่างแผนกคลังสินค้ากับแผนกซ่อมบำรุง

- คลังสินค้าจะไม่ทราบว่าสินค้าในคลังหายไปไหน หากซ่อมบำรุงไม่แจ้งให้ทราบอาจก่อให้เกิดควาวุ่นวาย

ปัญหาระหว่างแผนกซ่อมบำรุงกับแผนกคลังสินค้า

- หากที่ซ่อมบำรุงอุปกรณ์เครื่องมือหมดต้องไปเบิกแผนกคลังสินค้า ซึ่งอุปกรณ์บางชิ้นหมดไม่สามารถหาซื้อได้และระยะเวลาในการสั่งซื้ออุปกรณ์นั้นๆกินเวลาพอสมควร ซ่อมบำรุงก็จะไม่สามารถซ่อมบำรุงได้

ปัญหาระหว่างแผนกประชาสัมพันธ์กับแผนกบัญชี
- ทางประชาสัมพันธ์ไม่สามรถทำการประชาสัมพันธ์ได้ หากไม่ได้รับงบประมาณจากบัญชีและการเงิน

สรุปปัญหาทั้งหมด

1.เอกสารมีจำนวนมากทำให้จัดเก็บไม่เป็นระเบียบและเสี่ยงต่อการสูญหายได้ง่าย

3. ควบคุมรายรับ – รายจ่ายของบริษัทได้ยาก

4. เสี่ยงต่อการปลอมแปลงเอกสารง่าย

5. หากมีการทำรายการผิดพลาดจะก่อให้เกิดความเสียหาย

6.ไม่สามารถรู้เวลาเข้า – ออกของพนักงานที่แท้จริง

7. การสืบค้นประวัติและแก้ไขประวัติของพนักงานทำได้ยาก

8. ฝ่ายบุคคลจะไม่ทราบว่าพนักงานในบริษัททำงานอยู่จริงหรือไม่

9. จัดสรรเงินเดือนได้ยากเนื่องจากพนักงานแต่ละคนมีเงินเดือนไม่เท่ากัน

10. ตรวจสอบยอดขายสินค้าหรือเช็คย้อนหลังทำได้ยาก

11. ข้อมูลอาจเกิดความซับซ้อนเนื่องจากลูกค้ามีหลายคนทำให้ไม่ทราบว่าจัดทำรายละเอียดลูกค้าไปแล้วหรือไม่

12.หากประชาสัมพันธ์ไม่ทราบข้อมูลของบริษัทและตัวสินค้าอาจทำให้การประชาสัมพันธ์ทำได้ไม่ดีนัก

13. การประเมินความพึงพอใจของลูกค้าต้องทำด้วยตัวเอง

14. การประชาสัมพันธ์อาจทำได้ไม่ทั่วถึง

15. ตรวจสอบสินค้าในคลังได้ยากว่ามีสินค้าคงเหลือเท่าไรต้องสั่งซื้อเพิ่มอีกเท่าไร

16. เช็คยอดการเบิกจ่ายสินค้าในคลังได้ยาก

17. หากบิลสินค้าไม่ถูกต้อง อาจก่อให้เกิดความเสียหายได้

18. ในการสั่งซื้อสินค้าอาจได้รับสินค้าได้ไม่ตรงตามต้องการ

19. จัดลำดับก่อน – หลังการซ่อมบำรุงทำได้ยาก

20. หากวินิจฉัยปัญหาไม่ตรงจุด อาจทำให้เกิดความเสียหายได้

21. หากบุคคลไม่มีความรู้ความสามารถในการซ่อมบำรุงจะทำให้เกิดความเสียหายมากยิ่งขึ้น

ระบบที่จะนำมาแก้ปัญหา

1. ระบบบัญชีแยกประเภท
2. ระบบคำนวณเงินเดือน
3. ระบบงานบุคคล
4. ระบบคลังสินค้า
5. ระบบตรวจเช็คสินค้า
6. ระบบจัดเก็บข้อมูล
7. โครงการส่งเสริมการขาย
8. ระบบการขายและการจองสินค้า

การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

ขั้นตอนการค้นหาและเลือกสรร โครงการที่ต้องการพัฒนา

ขั้นตอนที่ 1

                                                        ค้นหาระบบที่ต้องการพัฒนา

จากการที่ได้สำรวจปัญหาของแต่ละแผนกและปัญหาระหว่างแผนกสามารถเลือกระบบที่ต้องการพัฒนาได้ดังนี้
                1. ระบบตรวจเช็คสินค้า
                2. ระบบจัดเก็บข้อมูล
                3. ระบบการขายและการจองสินค้า

ทางบริษัทได้จัดสรรงบประมาณในการพัฒนาระบบของบริษัททั้งสิ้น 300,000 บาท

2. จำแนกและจัดกลุ่มระบบ

ระบบทั้ง 3 ระบบที่ค้นหามามีวัตถุประสงค์ของแต่ละระบบ ดังนี้
1. ระบบตรวจเช็คสินค้า
มีวัตถุประสงค์ เพื่อสามารถตรวจเช็คสินค้าได้สะดวกและรวดเร็ว ช่วยประหยัดเวลาในการทำงาน อีกทั้งยังตรวจสอบสินค้าให้ได้มาตรฐานตรงความต้องการ

2. ระบบจัดเก็บข้อมูล
มีวัตถุประสงค์ ให้สามารถจัดเก็บข้อมูลได้มากขึ้นไม่ซับซ้อนและค้นหาตรวจสอบข้อมูลได้รวดเร็วทำให้ข้อมูลไม่สูญหายและยังประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บ
3. ระบบการขายและการจองสินค้า
มีวัตถุประสงค์ สร้างความเชื่อมั่นและกระตุ้นการตลาดทำให้เกิดความรวดเร็วในการขาย ลูกค้าสามารถดูสินค้า,สั่งสินค้าได้สะดวกและง่ายขึ้น

เมื่อพิจารณาระบบทั้ง 3 แล้ว พบว่าล้วนให้ประโยชน์กับบริษัท จึงจำเป็นต้องคัดเลือกระบบที่เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทมากที่สุด ดังนั้นจึงเริ่มต้นด้วยการนำระบบทั้ง3 มาเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ของบริษัทเพื่อค้นหาระบบที่ตรงตามวัตถุประสงค์มากที่สุดและสามารถบรรลุเป้าหมายสูงสุดของบริษัทได้ดังรายละเอียดจากตาราง

จากตารางแสดงการเปรียบเทียบระบบกับวัตถุประสงค์ พบว่าแต่ละระบบสามารถตอบสนองความต้องการของบริษัทได้ทั้งหมด แต่เนื่องด้วยทางบริษัทมีงบประมาณในการพัฒนาระบบจำกัด จึงต้องนำระบบทั้ง 3 มาพิจารณาใหม่อีกครั้ง ซึ่งจะต้องดูรายละเอียดของขนาดระบบ งบประมาณและผลประโยชน์ สามารถแสดงได้ดังตารางต่อไปนี้

จากการพิจารณาโครงการทั้ง 3 โครงการตามวัตถุประสงค์ ขนาดของโครงการที่ต้องการพัฒนาและผลประโยชน์จะพบว่าโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์และให้ผลประโยชน์แก่บริษัทมากที่สุดคือ ระบบตรวจเช็คสินค้า กับ ระบบการขายและการจองสินค้า แต่เนื่องจากข้อจำกัดด้านเงินลงทุนของบริษัท ทางบริษัทจึงเห็นควรเลือกพัฒนาโครงการระบบตรวจเช็คสินค้า ซึ่งเป็นโครงการขนาดกลางที่ทางบริษัทสามารถให้เงินลงทุนได้และปฎิเสธ โครงการพัฒนาระบบการขายและการจองสินค้าไปเนื่องจากใช้งบประมาณในการพัฒนาสูงกว่า

การเสนอแนวทางเลือก ในการนำระบบพัฒนาระบบตรวจเช็คสินค้ามาใช้งาน

                หลังจากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิมและพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นคือทำให้สามารถตรวจสอบคุณภาพสินค้าและตรวจเช็คสินค้าในคลังในยาก อีกทั้งมีปัญหาในเรื่องของการเบิกจ่ายและการสั่งซื้ออาจทำให้เกิดความซับซ้อนของข้อมูล เช็คย้อนหลังได้ยาก เพื่อลดปัญหาต่างๆลง ได้มีการเสนอโครงการพัฒนาระบบใหม่ขึ้นทางทีมงานได้รวมรวบข้อมูลจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องและนำเสนอผู้บริหารจากนั้นจึงได้จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ โดยมีแนวทางเลือกในการพัฒนาโครงการ 3 แนวทาง คือ
                1.ซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป
                2.จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ
                3.ใช้ทีมงานเดิมมาพัฒนาและติดตั้งระบบ

แนวทางเลือกที่ 1 : การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป

มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 1

ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้ซอฟต์แวร์ A มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

ทางเลือกที่ 2 : ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 2

น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้บริษัท A มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

ทางเลือกที่ 3 : ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ

มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 3

ไม่มีการประเมิน เพราะไม่มีการเปรียบเทียบ

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3

ทางทีมงานพิจารณาแล้วว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำโดยใช้ระยะเวลาดำเนินการจำนวนทั้งสิ้น 5 เดือนและมีค่าใช้จ่ายในการดำ เนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 250,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา ค่าเบ็ดเตล็ดและค่าสำรองฉุกเฉินเป็นต้น)

เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้งสาม
ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทางจะนำเสนอเข้าสู่การพิจารณาของผู้บริหารเพื่อพิจารณาเลือกแนวทางตามที่ได้นำเสนอจากทีมงานพัฒนาพร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสาม โดยมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด

หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือก โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร โดยใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้ง เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและความคุ้มค่าในการลงทุนแล้ว ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีของพนักงานภายในบริษัท พร้อมทั้งได้กำหนดมาตรการและมอบหมายแก่ผู้บังคับบัญชาโดยตรง คอยควบคุมดูแลทีมงานพัฒนาให้ดำเนินการเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้

ขั้นตอนที่ 2

การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

เป้าหมาย

นำระบบตรวจเช็คสินค้าใช้งานในบริษัทเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้และสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้า

วัตถุประสงค์

เพื่อนำระบบใหม่มาแก้ไขปัญหาต่างๆให้มากที่สุดและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานรวมไปถึงตรวจสอบสินค้าให้ได้มาตรฐานตรงตามความต้องการ

ขอบเขตของระบบ

              โครงการพัฒนาระบบตรวจเช็คสินค้าได้มีการจัดขึ้นโดยทีมงานของบริษัท ซึ่งมีการกำหนดขอบเขตของระบบการดำเนินงานต่อไปนี้
                1. เป็นระบบที่ใช้งานได้ง่าย
                2. ระบบจะต้องทำงานได้อย่างถูกต้องแม่นยำ
                3. เกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดต่อการทำงาน
                4 . ระบบจะต้องแบ่งการทำงานแต่ละส่วนอย่างชัดเจนแต่ข้อมูลสามารถเชื่อมโยงกันได้
                5. ระบบจะต้องรองรับการทำงานแบบ  Multi-User  ได้

ปัญหาของระบบเดิม
1. ตรวจสอบสินค้าในคลังได้ยากว่ามีสินค้าคงเหลือเท่าไรต้องสั่งซื้อเพิ่มอีกเท่าไร
2. เช็คยอดการเบิกจ่ายสินค้าได้ยาก

3. หากบิลสินค้าไม่ถูกต้อง อาจก่อให้เกิดความเสียหายได้

4. ข้อมูลเกิดความซ้ำซ้อน เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากทำให้เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บ

และการตรวจสอบข้อมูล

5. เสี่ยงต่อการสูญหายได้ง่าย
6. ข้อมูลแต่ละแผนกไม่สารมารถเชื่อมต่อกันได้ ในบางครั้งการทำงานจะต้องมีการอ้างอิง

ข้อมูลของต่างแผนก

ความต้องการของระบบใหม่
                1. สามารถตรวจสอบสินค้าในคลังได้รวดเร็วและถูกต้อง
                2. ตรวจเช็คการสั่งซื้อ การเบิกจ่ายได้เร็ว
                3. ตรวจสอบข้อมูลปัจจุบันและข้อมูลย้อนหลังได้
               4. ข้อมูลของแต่ละแผนกสามารถเชื่อมโยงกันได้
                5. สามารถเพิ่มเติม แก้ไขและเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้
            6. สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

7. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานทุกฝ่าย

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่

1. บริษัทมีผลการดำเนินงานที่ดีขึ้น
                2. ลดความซ้ำซ้อนกันของการทำงาน
                3. ลดระยะเวลาในการทำงาน
                4. ข้อมูลมีความถูกต้องแม่นยำและไม่ซ้ำซ้อน
                5. การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
                6. ตรวจสอบสินค้าในคลังได้ถูกต้องทำให้การสั่งซื้อและขายสินค้าไม่มีปัญหา
                7. ปรับปรุงระบบให้ตรงกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทได้

แนวทางในการพัฒนา
ทางบริษัทได้เลือกโครงการพัฒนาระบบตรวจเช็คสินค้า เพื่อให้เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน จึงต้องพิจารณาถึงขั้นตอนการดำเนินงานให้เหมาะสมกับบริษัท สามารถแบ่งได้ทั้งหมด 7 ขั้นตอน ดังนี้
1. การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

2. การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ

3. การวิเคราะห์ระบบ

4. การออกแบบเชิงตรรกะ

5. การออกแบบเชิงกายภาพ

6. การพัฒนาและติดตั้งระบบ

7. การซ่อมบำรุงระบบ

ขั้นตอนที่ 1 การค้นหาและเลือกสรรโครงการ ( Project Identification and Selection )

  เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ให้เหมาะสมกับระบบเดิมหรือให้เหมาะสมกับองค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือต้องการระบบใหม่เพื่อนำมาใช้ในการบริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่องของบริษัท  เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดในการทำงานขององค์กร
                ดังนั้นจึงได้ยกตัวอย่างบริษัทที่ต้องการพัฒนาระบบคือบริษัทออโต้คาร์ ข้อมูลดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น ในส่วนของระบบที่ต้องการแก้ไขคือ
                1. การตรวจเช็คสินค้าในคลัง
                2. การตรวจสอบการเบิกจ่ายสินค้า
                3. การจัดเก็บข้อมูลและการขอดูข้อมูลย้อนหลัง

ขั้นตอนที่ 2 การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ
                เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงาน    ซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อร่วมกันสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขั้นตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนนี้ได้ดังนี้
                1. เริ่มต้นทำโครงการ ก่อนเริ่มทำโครงการเราควรศึกษาระบบเดิมในการทำงานก่อน
             2. กำหนดวัตถุประสงค์หรือทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้
                3. วางแผนการทำงานของระบบใหม่

ขั้นตอนที่ 3 การวิเคราะห์

1. ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบเดิมดูว่าการทำงานของระบบเดิมมีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างไรและเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบเดิมและระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบตรวจเช็คสินค้า

2. การรวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานหรือผู้ใช้ระบบ

3. จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้เมื่อเรารวบรวมข้อมูลมาได้แล้วก็สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่ 4 การออกแบบเชิงตรรกะ
เป็นขั้นตอนในการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของงาน
ซึ่งในการออกแบบระบบระบบงานที่ได้ในแต่ละส่วนจะไม่เหมือนกัน ซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์มหรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์ขบวนการเสร็จเรียบร้อยแล้ว

ขั้นตอนที่ 5 การออกแบบเชิงกายภาพ
ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบเครือข่าย ฐานข้อมูล โปรแกรมสำเร็จรูป เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้น ซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรแกรมเมอร์ต่อไป

ขั้นตอนที่   6   การพัฒนาและติดตั้งระบบ
          ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม  เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่  อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้  หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่  ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงานดังนี้
                1. เขียนโปรแกรม
                2. ทดสอบโปรแกรม
                3. ติดตั้งระบบ
                4. จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่ 7 การซ่อมบำรุงระบบ

อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้ว เราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไขหากระบบที่ได้มาเกิดข้อผิดพลาด

แผนการดำเนินงานของโครงการ

แผนการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบงานขาย มีดังต่อไปนี้

1.ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ

2.ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร

3.ประมาณการใช้งบประมาณ

4.ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

1. ทีมงานรับผิดชอบโครงการ

ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 3 คนจะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้

- นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

- โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ

2. ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
ปัจจุบันทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วมีรายละเอียดต่อไปนี้
                1.เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง
                2.เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน20 เครื่อง
                3.เครื่องพิมพ์ (Printer) 5 เครื่อง

4. อุปกรณ์ต่อพวง 5 ชุด (ตามความเหมาะสม)

สรุปแล้วงบประมาณที่ใช้พอสรุปในของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้

1. ผู้จัดการ

ค่าตอบแทนสำหรับทีมงานพัฒนา

นักวิเคราะห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์ 150,000 บาท

2. พนักงาน

ฝึกอบรมพนักงานและผู้บริหาร 10 คน 1,000 บาท

วันฝึกอบรมผู้ดูแลระบบ 1,000 บาท

3. จัดชื้ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์:

เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้เป็นworkstation 50,000 บาท

อื่นๆ 10,000 บาท
4. ค่าใช้จ่ายระหว่างดำเนินงาน

ค่าบำรุงระบบ 25,000 บาท
จัดชื่อเก็บข้อมูลสำรอง 2,000 บาท

รวม 239,000 บาท

ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน

ระยะเวลาดำเนินการจัดทำระบบตรวจเช็คสินค้า ประมาณการว่าจะต้องใช้ระยะเวลา 5 เดือน นับตั้งแต่

เดือน เมษายน – สิงหาคม 2555 ซึ่งระยะเวลาที่ประมาณการนี้รวมเพื่อเวลาที่ต้องสูญเสียไป กรณีมีเหตุไม่คาดคิด

ระยะเวลาดำเนินงาน

- เฉพาะวันทำการ คือวันจันทร์-ศุกร์ ไม่นับวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์
- จำนวนชั่วโมงจริงในการทำงานในแต่ละวัน หรือส่วนหนึ่งของการประมาณระยะเวลาที่กำหนดไว้ นั่นคือ 8 ชั่วโมงต่อวันไม่รวมช่วงพักเที่ยง
- หากมีการทำงานในช่วงเวลานอกคือหลังเวลาเลิกงานหรือวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์ จะได้รับ OT เพิ่ม

รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร
จากการที่ได้ศึกษาโครงการพัฒนาระบบตรวจเช็คสินค้า อาจจะส่งผลต่อการปฏิบัติงานของบริษัทพนักงาน และอาจจะส่งผลถึงความพึงพอใจของลูกค้า เพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงานในด้านการบริการและระบบสารสนเทศ ทางบริษัทจึงต้องจัดทำแผนพัฒนาระบบใหม่ขึ้น ทั้งนี้ทางทีมงานจึงได้พัฒนาระบบและได้ศึกษาความเป็นไปได้ทั้ง 3 ด้านของระบบนี้ประกอบด้วย ความเป็นไปได้ทางเทคนิค ความเป็นไปได้ทางการปฏิบัติงาน และความเป็นไปได้ทางด้านระยะการดำเนินงานจะเป็นข้อมูลไว้ช่วยสนับสนุนโดยนำมาใช้งานดังต่อไปนี้

1. ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค
ทำการศึกษาทั้งทางด้าน Hardware และ Software ของระบบเดิม ปรากฏว่าใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เชื่อมต่อบนเครือข่ายแบบ LAN Application ที่ใช้ได้แก่

- โปรแกรม Microsoft Office 2010

- โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานคลังสินค้า

2. ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน
ทำการศึกษาทางด้านการปฏิบัติงานของผู้ใช้กับระบบใหม่ที่จะนำมาใช้ จากการสอบถามข้อมูลพบว่า ระบบใหม่มีความเป็นไปได้ในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นกับการบริหารงานบุคคลที่มีอยู่เดิม ทั้งยังสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ซึ่งช่วยลดปัญหาการนำข้อมูลที่ไม่ถูกต้องไปใช้งานได้ และลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนลงได้

3. ความเป็นไปได้ทางด้านระยะเวลา
ระยะเวลาในการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบ ใช้เวลาทั้งหมดประมาณ 3 เดือน ตั้งแต่เดือน เมษายน – เดือนมิถุนายน 2555 ในการดำเนินงานพัฒนาระบบของบริษัท

ขั้นตอนที่ 3
การกำหนดความต้องการของระบบ

การกำหนดความต้องการของระบบ

เมื่อโครงการพัฒนาระบบตรวจเช็คสินค้าได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา ดังนั้น จึงเริ่มต้นด้วยความการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม

1. ออกแบบสอบถาม

บุคคลผู้ตอบแบบสอบถามคือ “ผู้จัดการแผนกคลังสินค้า”, “ผู้จัดการแผนกขาย”และ ”ผู้จัดการแผนกบัญชี” การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนา เนื่องจากทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์ไม่ต้องมีการจดบันทึกไม่รบกวนเวลาทำงานของผู้จัดการแต่ละแผนกมากนักสามารถเก็บข้อมูลได้มากตามการตั้งคำถามในแบบสอบถามอีกทั้งผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูล เหตุผลที่เลือกสอบถามผู้จัดการทั้ง 3 แผนกนี้ เนื่องจาก 3 แผนกนี้มีความเกี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบตรวจเช็คสินค้าอย่างมาก

ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้
                จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิม ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้
                1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม
                2. ความต้องการในระบบใหม่

1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม
                ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LANประกอบด้วย
               1.1 เครื่องแม่ข่าย จำนวน 1 เครื่อง ใช้ซอฟต์แวร์เครือข่าย Windows Server 2008
                1.2 เครื่องลูกข่าย จำนวน 20 เครื่อง ใช้ระบบปฏิบัติการ Windows 7 และซอฟต์แวร์สำหรับงานสำนักงาน Microsoft Office 2010
                - แผนกการขาย ใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel ในการคำนวณ
ยอดขายสินค้าของแต่ละวัน
                - แผนกบัญชี ใช้ซอฟต์แวร์สำหรับงานบัญชี Accpac และใช้Microsoft Excel สำหรับคำนวณเงินยอดการสั่งซื้อ สั่งเบิกสินค้า
                - แผนกคลังสินค้า ใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูประบบตรวจเช็คสินค้า
- แผนกซ่อมบำรุง ใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel ในการคำนวณยอดการเบิกจ่ายของมาใช้ซ่อมบำรุง

1.3 อุปกรณ์ต่อพ่วง ได้แก่ เครื่องพิมพ์เลเซอร์จำนวน 3 เครื่อง

2. ความต้องการของระบบใหม่
                1. สามารถตรวจสอบสินค้าได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ
                2. ระบบสามารถประเมินยอดของสินค้าได้ว่าต้องสั่งซื้อสินค้าเพิ่มเท่าใด อะไรบ้าง โดยดูจากจำนวนสินค้าคงเหลือในคลัง
                3. ข้อมูลในระบบสามารถเชื่อมโยงไปยังแผนกอื่นๆได้ แต่จะต้องทำการเข้า Login ก่อน
                4. สามารถค้นหาข้อมูลได้รวดเร็วและน่าเชื่อถือ

3. ความต้องการของผู้ใช้ในระบบใหม่
จากแบบสอบถามและการสัมภาษณ์ ทางทีมงานสามารถสรุปความต้องการในระบบใหม่ได้ ดังต่อไปนี้
1. สามารถตรวจสอบสินค้าในคลังได้รวดเร็วและถูกต้อง

2. ตรวจเช็คการสั่งซื้อ การเบิกจ่ายได้เร็ว

3. ตรวจสอบข้อมูลปัจจุบันและข้อมูลย้อนหลังได้

4. ข้อมูลของแต่ละแผนกสามารถเชื่อมโยงกันได้

5. สามารถเพิ่มเติม แก้ไขและเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้

6. สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

7. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานทุกฝ่าย

เพื่อเป็นการตอบสนองความต้องการดังกล่าวสามารถแบ่งการทำงานออกเป็น 3 ระบบ ดังนี้

1. ระบบตรวจเช็คสินค้า

เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บสินค้ารวมทั้งการตรวจสอบสินค้าคงเหลือในคลังสินค้าว่าสินค้าประเภทไหนเหลืออยู่จำนวนเท่าไหร่จะได้ทำการสั่งซื้อสินค้าเหล่านั้นมาเก็บไว้ในคลังสินค้าเพื่อไม่ให้เกิดการขาดแคลน

2. ระบบจัดเก็บข้อมูล

เป็นระบบที่เพิ่มพื้นในการจัดเก็บข้อมูลได้มากขึ้นไม่ซับซ้อนและค้นหาตรวจสอบข้อมูลได้รวดเร็วทำให้ข้อมูลไม่สูญหายและยังประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บช่วยลดระยะเวลาค้นหาลง

3. ระบบการขายและการจองสินค้า

เป็นระบบที่ช่วยเสริมสร้างความเชื่อมั่นและกระตุ้นการตลาดทำให้เกิดความรวดเร็วในการขาย ลูกค้าสามารถดูสินค้า,สั่งสินค้าได้สะดวกและง่ายขึ้น

ขั้นตอนที่ 4

แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ

อธิบาย Dataflow Diagram Level 0
จาก Context Diagram สามารถแบ่งขั้นตอนการทำงานภายในระบบออกเป็น 4 ระบบ ดังนั้นจึงแยก Process ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ดังรายละเอียดต่อไปนี้

อธิบาย Context Diagram

จาก Context Diagram ของระบบการบริหารงาน ออโต้คาร์ ซึ่งสัญลักษณ์ Process จะใช้แทนการทำงานทุกขั้นตอนของระบบนี้ โดย External Agents ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ได้แก่ แผนกบัญชี แผนกการขาย แผนกคลังสินค้า แผนกซ่อมบำรุง ซึ่งมีข้อมูลรับเข้าและส่งออกระหว่าง External Agents ดังกล่าวกับระบบ ทำให้ทราบโดยภาพรวมว่าระบบการบริหารงาน ออโต้คาร์นี้ทำอะไรได้บ้าง และเกี่ยวข้องกับใครบ้าง สามารถอธิบายเอกสารข้อมูลที่อยู่บน Dataflow เข้าและออกระหว่าง External Agents และระบบ ได้ดังนี้

แผนกบัญชี

- แผนกมีการรับข้อมูลสินค้า ข้อมูลการขาย ข้อมูลสั่งซื้อ ค่าใช้จ่าย ในการคำนวณสินค้า ระบบจะทำการไปยังระบบบริหารงานตรวจสอบเช็คสินค้า

- ภายในระบบจะมีขั้นตอน รายงานค่าใช้จ่าย รายงานรายการสินค้า รายงานการขายประจำวันและรายงานการสั่งซื้อ ในการคำนวณสินค้าและจะส่งไปยังแผนกบัญชี

แผนกการขาย

- เมื่อระบบได้รับสินค้า ระบบจะคำนวณสินค้าจากราคาสุทธิ ข้อมูลสินค้า รายการสินค้าที่จะขาย รายการเบิกสินค้าจากคลัง และยอดรวมสินค้า ระบบจะทำการแจ้งไปยังระบบบริหารงานตรวจสอบเช็คสินค้า

- เมื่อระบบบริหารงานได้ข้อมูลแล้วจะออกรายการสินค้าและใบเสร็จแก่แผนกการขาย

ผนกคลังสินค้า

- ระบบได้เช็คสินค้าในคลัง ตรวจสอบยอดรวมค่าสินค้า ใบรับของ ใบสั่งของ รายการสินค้าที่สั้งซื้อ ระบบได้คำนวณความถูกต้องของสินค้าและแจ้งไปยังระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง

- ระบบตรวจเช็คสินค้าจะส่งรายการสินค้าที่ได้รับหรือสินค้าที่ไม่ได้รับ ค่าสินค้า รายการสั่งซื้อ ใบเสร็จสินค้าที่ชำระ ยอดรวมค่าสินค้า ค่าสินค้าที่ต้องชำระ รายการที่ต้องชำระ รายการสินค้าที่คงเหลือ รายการสินค้าในคลัง ให้แก่แผนกคลังสินค้าเพื่อส่งออกไปยังระบบต่อไป

แผนกซ่อมบำรุง

- ระบบได้มีการซ่อมบำรุง ได้ทำรายการสินค้าเบิกจ่ายในการซ่อม ค่าใช้จ่ายอื่นๆ ค่าสินค้าเบิกจ่าย และได้แจ้งไปยังระบบตรวจสอบเช็คสินค้าเพื่อให้ระบบได้ส่งบิลค่าซ่อมให้แผนกซ่อมบำรุง

Process 1.0 สั่งสินค้า เป็นระบบจัดการเกี่ยวกับสินค้าทั้งหมด สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังนี้
แผนกคลังสินค้าเช็คสินค้าในคลัง โดยทำการเช็คผ่านตัวระบบตรวจสอบสินค้า ระบบจะเข้าไปดูสินค้าคงเหลือในแฟ้มสินค้าคงเหลือ แล้วส่งรายการสินค้าคงเหลือมายังคลังสินค้า หลังจากนั้นคลังสินค้าจะป้อนรายการสินค้าที่สั่งซื้อเข้ามาในระบบ ตัวระบบจะนำข้อมูลรายการสินค้าที่สั่งซื้อไปบันทึกแฟ้มข้อมูลสั่งซื้อและข้อมูลสินค้าไปบันทึกในแฟ้มข้อมูลสินค้า แล้วระบบจะส่งรายการสั่งซื้อกลับมาให้คลังสินค้า

Process 2.0 ขายสินค้า เป็นระบบจัดการการขายสินค้าทั้งหมด ในเรื่องสินค้าที่ขาย ใบเสร็จรับเงิน สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังนี้

แผนกขายสินค้า ป้อนรายการสินค้าที่ขายเข้าระบบขายสินค้า ตัวระบบจะดึงข้อมูลสินค้าจากแฟ้มสินค้าแล้วส่งข้อมูลการขายไปบันทึกในแฟ้มข้อมูลการขายผ่านระบบ หลังจากนั้นระบบจะส่งค่าสินค้ากับใบเสร็จรับเงินให้กับแผนกขายสินค้า

Process 3.0 ซ่อมบำรุง เป็นระบบดูแลเรื่องการซ่อมบำรุงในบริษัท ในเรื่องการเบิกจ่ายสินค้าไปซ่อมและค่าใช้จ่ายอื่นๆในการซ่อมบำรุง สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังนี้

แผนกซ่อมบำรุง จะป้อนรายการสินค้าเบิกจ่ายที่ใช้ซ่อมบำรุงกับค่าใช้จ่ายอื่นๆ เข้าสู่ระบบซ่อมบำรุง ตัวระบบจะส่งรายการสินค้าเบิกจ่ายที่ใช้ซ่อมบำรุงกับค่าใช้จ่ายอื่นๆ ไปบันทึกในแฟ้มข้อมูลเบิกจ่ายและแฟ้มค่าใช้จ่ายอื่นๆ ผ่านระบบ หลังจากนั้นระบบจะออกบิลค่าซ่อมให้กับแผนกซ่อมบำรุง

Process 4.0 พิมพ์รายงาน เป็นระบบพิมพ์รายงานข้อมูลต่างๆ สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังนี้

แผนกบัญชี จะส่งความต้องการรายงานยอดขายเข้าสู่ระบบ ตัวระบบจะดึงข้อมูลการขายจากแฟ้มข้อมูลการขายผ่านระบบแล้วสั่งพิมพ์รายงานยอดขายไปให้บัญชี
หากต้องการรายงานการขายประจำวัน ทางแผนกบัญชีจะต้องส่งส่งความต้องการรายงานการขายประจำวัน เข้าสู่ระบบ ตัวระบบจะดึงข้อมูลการขายจากแฟ้มข้อมูลการขายผ่านระบบแล้วสั่งพิมพ์รายงานยอดขายไปให้บัญชี

หากต้องการรายงานรายการสินค้า ทางแผนกบัญชีจะต้องส่งส่งความต้องการรายงานรายการสินค้า เข้าสู่ระบบ ตัวระบบจะดึงข้อมูลสินค้าจากแฟ้มข้อมูลสินค้าผ่านระบบแล้วสั่งพิมพ์รายงานรายการสินค้า ไปให้บัญชี

หากต้องการรายงานค่าใช้จ่าย ทางแผนกบัญชีจะต้องส่งส่งความต้องการรายงานค่าใช้จ่าย เข้าสู่ระบบ ตัวระบบจะดึงข้อมูลค่าใช้จ่ายจากแฟ้มข้อมูลค่าใช้จ่ายผ่านระบบแล้วสั่งพิมพ์รายงานค่าใช้จ่าย ไปให้บัญชี

Dataflow Diagram Level 1 of Process 1.0 แผนกคลังสินค้า

Process 1.0 ระบบสั่งซื้อสินค้า มีขั้นตอนการทำงานย่อยภายในทั้งหมด 4 ขั้นตอนหรือ 4 Process ดังนี้

Process 1.1 ตรวจสอบสินค้า แผนกคลังสินค้าจะเข้าไปเช็คสินค้าในคลังในระบบ ตัวระบบจะไปตรวจสอบรายการสินค้าในคลังในแฟ้มข้อมูลสินค้าคงเหลือผ่านระบบตรวจสอบสินค้า หลังจากนั้นระบบจะส่งรายการสินค้าคงเหลือให้กับคลังสินค้า

Process 1.2 สั่งซื้อสินค้า แผนกคลังสินค้าป้อนรายการสินค้าที่สั่งซื้อเข้าระบบ ตัวระบบจะดึงข้อมูลสั่งซื้อในแฟ้มข้อมูลสั่งซื้อและข้อมูลสินค้าในแฟ้มข้อมูลสินค้าผ่านระบบสั่งซื้อสินค้า แล้วตัวระบบจะส่งใบส่งของไปให้ระบบตรวจรับสินค้า

Process 1.3 ตรวจรับสินค้า ระบบจะรับใบสั่งของจากระบบสั่งสินค้า และรับใบรับของจากคลังสินค้าเข้ามาในระบบ แล้วระบบจะตรวจเช็คสินค้าตามใบสั่งของและใบรับของผ่านระบบ หลังจากนั้นระบบจะส่งรายการสินค้าที่ได้รับและรายการสินค้าที่ไม่ได้รับมาให้คลังสินค้า และส่งยอดรวมค่าสินค้าไปให้ระบบชำระสินค้า

Process 1.4 ชำระสินค้า ระบบจะได้รับยอดรวมค่าสินค้าจากระบบตรวจรับสินค้า แล้วระบบจะออกใบเสร็จสินค้าที่ต้องชำระไปให้คลังสินค้า

Dataflow Diagram Level 1 of Process 2.0 แผนกขาย

Process 2.0 แผนกขาย ระบบขายสินค้า มีขั้นตอนการทำงานย่อยภายในทั้งหมด 3 ขั้นตอนหรือ 3 Process ดังนี้

Process 2.1 จัดเตรียมสินค้า แผนกขายป้อนรายการเบิกสินค้าจากคลังเข้าสู่ระบบ ตัวระบบจะดึงข้อมูลสินค้าจากแฟ้มข้อมูลสินค้าผ่านระบบ หลังจากนั้นระบบจะส่งรายการสินค้าที่ขายไปให้แผนกขายและส่งยอดรวมสินค้าไปให้ระบบคำนวณราคา

Process 2.2 คำนวณราคา ระบบจะได้รับยอดรวมสินค้าจากระบบจัดเตรียมสินค้า แล้วระบบจะดึงข้อมูลสินค้าจากแฟ้มสินค้าผ่านระบบ หลังจากนั้นจะส่งราคาสุทธิไปยังระบบออกใบเสร็จ

Process 2.3 ออกใบเสร็จ เมื่อระบบได้รับราคาสุทธิจากระบบคำนวณราคา แล้วตัวระบบจะออกใบเสร็จไปให้แผนกขาย

Dataflow Diagram Level 1 of Process 3.0 แผนกซ่อมบำรุง

Process 3.0 แผนกซ่อมบำรุง แผนกซ่อมบำรุง มีขั้นตอนการทำงานย่อยภายในทั้งหมด 3 ขั้นตอนหรือ 3 Process ดังนี้
Process 3.1 เบิกจ่ายสินค้า แผนกซ่อมบำรุงป้อนรายการสินค้าที่เบิกจ่ายเข้ามาในระบบ ตัวระบบจะนำรายการสินค้าที่เบิกจ่ายไปบันทึกในแฟ้มสินค้าเบิกจ่ายโดยผ่านระบบ หลังจากนั้นระบบจะส่งค่าสินค้าที่เบิกจ่ายไปให้ระบบค่าใช้จ่ายที่ซ่อมบำรุง

Process 3.2 ค่าใช้จ่ายที่ซ่อมบำรุง ระบบจะได้รับค่าสินค้าเบิกจ่ายจากระบบเบิกจ่ายสินค้าและแผนกซ่อมบำรุงป้อนค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่ใช้ต้องใช้ในการซ่อมบำรุงเข้าสู่ระบบ ตัวระบบจะนำค่าใช้จ่ายกับค่าสินค้าเบิกจ่ายไปบันทึกในแฟ้มค่าใช้จ่าย

Process 3.3 บิลค่าซ่อมบำรุง ระบบจะดึงข้อมูลค่าใช้จ่ายจากแฟ้มค่าใช้จ่ายผ่านระบบ หลังจากนั้นจะออกบิลค่าซ่อมไปให้ซ่อมบำรุง

ขั้นตอนที่ 5

การออกแบบ User Interface

ระบบตรวจเช็คสินค้า   เป็นระบบขนาดใหญ่มีหลายแผนกสามารถเข้ามาใช้งานได้ โดยการทำงานแบ่งเป็นระบบย่อยดังนี้
   1. ระบบคลังสินค้า จะมีระบบย่อยในการเช็คสินค้าในนคลัง เพื่อดูว่ามีการสั่งซื้อสินค้าอะไรบ้าง แล้วตรวจรับสินค้า ชำระเงินต่อไป
   2. ระบบขาย มีการจัดเตรียมสินค้าที่ถูกสั่งเข้ามาทำการคำนวณราคาแล้วออกใบเสร็จ
   3. ระบบซ่อมบำรุง ระบบจะทำการเบิกเงินมาใช้จ่ายในการซ่อมสำรวจอุปกรณ์ว่าเกิดความเสียหายอะไรบ้าง แล้วรวมค่าใช้จ่ายทั้งหมดไปส่งบัญชี
   4. ระบบพิมพ์รายงาน เป็นขั้นตอนสุดท้ายในการทำงานโดนมีการสรุปยอดขายประจำวัน แล้วรวมรายการสินค้า - การสั่งซื้อรายงานการเบิกจ่ายทั้งหมด

ตัวอย่าง ระบบคลังสินค้า เช่น การสั่งซื้อสินค้า

ระบบสั่งซื้อสินค้ามีการทำงานโดยการป้อนข้อมูลของ ชื่อสินค้า จำนวน ราคา วันที่สั่งซื้อ เมื่อป้อนข้อมูลครบแล้วให้กดปุ่มเพิ่มรายการ ข้อมูลทั้งหมดจะถูกส่งมายังช่องรายการสินค้าที่สั่งซื้อ ตรวจเช็ครายละเอียดแล้วกดปุ่มออกใบสั่งของแล้วกดปุ่มออกใบสั่งของระบบจะออกใบสั่งซื้อสินค้า

ขั้นตอนที่ 6
การพัฒนาและติดตั้งระบบระบบ

ทีมงานได้จัดทำ คู่มือและเอกสารการใช้โปรแกรมของระบบตรวจเช็คสินค้าเพื่อให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำงานของโปรแกรมได้มากยิงขึ้น โดยมีรายละเอียดดังนี้
1 แนะนำโปรแกรมตรวจเช็คสินค้า เป็นระบบที่สามารถทำงานได้หลายหน้าที่และมีระบบย่อยทั้งหมด 4 ระบบได้แก่

1.1 ระบบคลังสินค้า เป็นระบบที่สามารถตรวจเช็คสินค้าในคลังได้ สั่งซื่อสินค้า เพื่อดูว่ามีการสั่งซื้อสินค้าอะไรบ้าง แล้วตรวจรับสินค้า ชำระเงินต่อไป

1.2 ระบบขาย เป็นระบบการขายสินค้าสามารถตรวจสอบสินค้าที่บริษัทจะออกจำหน่ายยังสามารถบอกรายละเอียดแก่ลูกค้า สามรถคำนวณราคาสินค้า และออกใบเสร็จให้กับลูกค้า

1.3 ระบบซ่อมบำรุง เป็นระบบที่จัดการบริการซ่อมบำรุงให้กับลูกค้า ระบบนี้จะทำการ เบิกจ่ายสิ้นค้าในคลัง รายงานการซ่อม และ แสดงค่าใช้จ่ายในการซ่อมบำรุงในแต่ละครั้งที่มีการซ่อมและ ออกบิลค่าซ่อมให้กับลูกค้า

1.4 ระบบพิมพ์รายงาน เป็นระบบที่ใช้ในการสรุป และ พิมพ์รายงานให้กับแผนกบัญชี โดยมีการสรุปยอดขายประจำวัน แล้วรวมรายการสินค้า – การสั่งซื้อรายงานการเบิกจ่ายทั้งหมด

ขั้นตอนที่ 7

การซ่อมบำรุง

การซ่อมบำรุงนั้นจะขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมีปัญหาอะไรบ้างจะอยู่ในความดูแลของผู้พัฒนาระบบมีการดูแลระบบอย่างต่อเนื่อง ผู้พัฒนาระบบจะค่อยอัพเดตซอฟต์แวร์ใหม่ๆที่ทันสมัยเพื่อให้โปรแกรมใช้ง่ายขึ้นกว่าเดิมและเพิ่มประสิทธิภาพ หากมีปัญหาเกิดขึ้นผู้พัฒนาระบบจะทำการซ่อมแซมระบบอย่างรวดเร็ว

วิชา การวิเคราะห์และออกแบบระบบ

หน้าเว็บ

วันพฤหัสบดีที่ 29 มีนาคม พ.ศ. 2555